كفاءة النظام المخزني في ظل استخدام نظم المعلومات

يعتبر المخزون من أهم الأصول المتداولة مثله مثل اصل النقديه في الصندوق حيث يتميز المخزون بسهولة تحوله الي نقدية في حالة ما اذا كان عبارة عن مخزون منتج نهائي او بظاعة مخزنة قابله للبيع كما يعتبر المخزون من أهم عوامل الانتاج في حالة ما اذا كان عبارة عن مواد اولية يتم إعادة تدويرها في المنشآت الصناعية وتحويله الى منتج نهائي قابل للتخزين ومن ثم التسويق والبيع للعملاء“

ومن أجل احكام الرقابه على المخزون من مختلف الجوانب وضبط تكلفه الوحده واختلاف التكلفة بإختلاف طرق التوريد والصرف المخزني حسب ماهو معروف في الطرق التقليديه على سبيل المثال طريق الوارد اولا يصرف او لا او العكس او طريقة المتوسط المرجح فأن احتساب تكلفة المخزون لم تكن بصورة دقيه في ظل استخدام المحاسبة التقليديه “

كما أن الطرق التقليدية لم تكن فعالة من حيث تحديد الارصدة لكل صنف لمعرفة نقطة اعادة الطلب لكل صنف على حدة كما واجهة مشاكل في تحديد اماكن التخزين او الروفوف مما يؤدي الى صعوبة احضار الاصناف المخزنه عند الطلب خاصة في المخازن الكبيرة وتعدد الأصناف مثل مخازن قطع غيار الآلات والسيارات التي تختلف بإختلاف الماركة أو الشركة المصنعة واختلاف درجة الجودة في ذات الاصناف بين الأصلي والمقلد“

كما أن الطرق التقليدية لم تكن فعالة من حيث تحديد تواريخ الإنتاج وتاريخ انتهاء صلاحية الإستخدام مما يعرض الكثير من الأصناف الى التلف حسب طبيعة الأصناف المخزنة وعادة ما كانت تظهر هذه المشكلة في السلع التي ذات طابع فترة زمنية قصيرة من تاريخ انتاجها الى انتهاء صلاحية استخدامها كما هو الحال في السلع الغذائية التي عادة ما تكون فترة صلاحيتها قصيرة“

ومع استخدام نظم المعلومات المحاسبية تم معالجة هذه المشاكل من خلال انشاء قاعدة بيانات تتمثل في عمل كود لكل صنف وادخال طرق التوريد والصرف المناسبة وقدرة الأنظمة الأليه على تحديد تكلفة الوحدة المخزنة بدقه وتحديد أماكن الرفوف لكل صنف وكذلك تحديد نقطة إعادة الطلب لكل صنف على حدة مهما كان تنوع تلك الأصناف حيث يتم آليا اشعار المستخدم بذلك من خلال اشعارات الية يرسلها النظام الى المستخدم أو الى مسؤل المخازن“

وايضا يتم في الأنظمة الآلية مرعاة تواريخ انتهاء صلاحية المنتج وإشعار مسؤل المخازن ويتم الإستفادة من هذه الخاصية بدرجة كبير في السوبرماركات والصيدليات أو محلات التجزئة بمختلف انشطتها مما يساعد في تقليل تعرض المخزون للتلف بسبب تاريخ انتهاء صلاحية الإستخدام“

وساعدة الانظمة الآلية في الوصول الى المخزون خاصة في المخازن الكبيرة من خلال تحديد رفوف التخزين وذلك بإستخدام الربوتات إما للتخزين أو الصرف الأمر الذي ساعد في تقليل تلف المخزون كما كان شائع في ظل الانظمة اليدوية مثال على ذلك الأصناف القابلة للكسر والتي تتطلب التعامل معها في تخزينها أو صرفها من المخازن بحساسية فائقه كما هو الحال في مخازن مواد الديكورات والأثاث المكتبي والمنزلي والتي قد يؤدي كسرها أو إحداث خدوش وتكسر في حوافها. أما من حيث جرد المخزون فإن استخدم نظم المعلومات وكذلك وجود مخازن تتميز بالميكنه واستخدام الألآت في العمليات المخزنيه كل ذلك ساعد في سهولة وسرعة الجرد بشكل صحيح ودقيق وادخال بيانات الجرد الفعلي في النظام بحيث يقوم النظام بمعالجة بيانات الجرد الفعلي ومقارنتها بالبيانات المخزنه والتي تعبر عن حركة المخزون والأرصدة الدفترية المسجله في النظام وبعملية حسابيه سريعة يوم بها النظام تنتج التقارير المعبرة عن نتائج الجرد موضحة لأي انحرافات بين الأرصدة الدفترية والأرصده الفعلية للمخزون لكل صنف على حدة بصورة تفصيلية ودقيقة وتقديم المعلومات اللآزمة لمعالجة تلك الإنحرافات“

أخلص القول ومن خلال هذا العرض المبسط للنظام المحاسبي المخزني الآلي والذي يعكس مدى فاعلية نظم المعلومات المحاسبية في المخازن بدرجة كبيرة وبكفآءة عالية محقق لترشيد النفقات وخفض في كميات العجز والتالف في المخزون .